Zapytaj prawnika... o mailingi zgodne z RODO

Tekst przygotowała Aleksandra Cisoń-Kurdziel i Joanna Tomaszewska, Praktyka Ochrony Danych Osobowych, Kancelaria SSW Pragmatic Solutions. 

W stowarzyszeniu często wykorzystujemy mailingi do kontaktów z naszymi podopiecznymi, wolontariuszami i darczyńcami. Wiemy, że zgodnie z RODO do korespondencji, którą wysyłamy powinna być dołączona klauzula informacyjna. Czy w treści maila może ona przyjąć formę linku odsyłającego do strony z treścią klauzuli?

Dbajmy o formę

Ze względu na zasadę przejrzystości należy podawać informacje w łatwo dostępnej formie.

Kiedy podajemy informacje? Zasada jest taka, że w przypadku zbierania danych osobowych bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą (art. 13 RODO) należy spełnić obowiązek informacyjny podczas pozyskiwania danych osobowych. Natomiast w przypadku, kiedy pozyskujemy dane osobowe nie bezpośrednio od danej osoby (art. 14 RODO), np. znajdujemy je na ogolnodostępnych stronach internetowych, należy spełnić obowiązek informacyjny w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych - nie później jednak niż w ciągu miesiąca.

Zamieszczenie w stopce mailingu linku odsyłającego do strony, na której znajduje się klauzula informacyjna wymagana przez RODO, jest dozwolonym sposobem spełnienia obowiązku informacyjnego określonego w RODO.

Pamiętajmy jednak, że w celu realizacji zasady rozliczalności należy udokumentować, że wobec każdej z osób, której dane przetwarzamy został zrealizowany obowiązek informacyjny.

więcej o obowiązku informacyjnym zobacz też: RODO. Organizacja zbiera dane osobowe i realizuje obowiązek informacyjny

W sytuacji gdy zmieni się cel, zakres przetwarzanych przez nas danych lub inne informacje wskazane w klauzuli informacyjnej, należy ponownie przekazać informację na ten temat osobom, których dane przetwarzamy. W takiej sytuacji preferowane są aktywne metody ze strony administratora (tzn. organizacji pozarządowej, która przetwarza dane) np. bannery, e-maile itp.

W przypadku niedopełnienia obowiązku informacyjnego Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) może w decyzji administracyjnej nałożyć na administratora karę pieniężną w maksymalnej przewidzianej przepisami RODO wysokości, tj. do 20 mln euro lub do 4% całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego.

o karach, informowaniu i innych ważnych zasadach z RODO czytaj w PORADNIK.NGO.PL 

filmy o RODO:

• Organizacje pytają eksperta o RODO
• Jak rekrutować i zatrudniać w zgodzie z RODO?
   

Program Centrum Pro Bono jest realizowany przez Fundację Uniwersyteckich Poradni Prawnych od 2007 roku. Inicjatywa Centrum Pro Bono zaspokaja rosnącą potrzebę pomocy prawnej pro bono na rzecz organizacji III sektora. Głównym obszarem działalności Centrum Pro Bono jest pośredniczenie pomiędzy organizacjami pozarządowymi poszukującymi wsparcia prawnego, a prawnikami, chętnymi do świadczenia pomocy prawnej pro bono. Dodatkowo, ścisła współpraca z kancelariami prawnymi i najlepszymi ekspertami w swoich dziedzinach pozwala nam podejmować wyzwania w postaci różnych projektów edukacyjnych i szkoleniowych skierowanych do organizacji non-profit. Obecnie z Centrum Pro Bono współpracuje 30 kancelarii z całej Polski.

Więcej informacji: http://www.centrumprobono.pl/

Praktyka Ochrony Danych Osobowych
Kancelaria SSW Pragmatic Solutions

SSW Pragmatic Solutions to połączenie wiedzy, doświadczenia i profesjonalizmu. Świadczymy usługi doradztwa prawnego, podatkowego, księgowego i finansowego, jak również w obszarze nowych technologii w różnych sektorach gospodarki: od bankowości i finansów, poprzez rynki kapitałowe, fuzje i przejęcia, zamówienia publiczne po energetykę, górnictwo czy nieruchomości. Stawiamy na pasję i różnorodność, dzięki czemu kreatywnie patrzymy i rozwiązujemy rzeczywiste wyzwania biznesowe naszych klientów. Jesteśmy zawsze w centrum dyskusji o najnowszych trendach, dlatego naszą odpowiedzią na nie jest unikatowe doradztwo i pragmatyczne rozwiązania, niezależnie od tego czy chcesz stosować w swoim biznesie najbardziej efektywne struktury podatkowe, czy z powodzeniem rozszerzać działalność na nowe lokalizacje i sektory biznesowe.

Inwestujemy w nowe technologie i strategie, aby być na bieżąco z najnowszymi trendami prawnymi, podatkowymi oraz biznesowym. Pomagamy przewidywać i przygotowywać się na przyszłe wyzwania. Od wielu lat jesteśmy wyróżniani i rekomendowani przez międzynarodowe rankingi i informatory prawnicze, takie jak Chambers and Partners, The Legal 500 oraz IFLR1000. W 2018 roku zostaliśmy zarekomendowani przez prestiżowy ranking Chambers Europe w następujących kategoriach: M&A/Corporate, Energy and Natural Resources, Tax, Capital Markets: Equity.

Jak przestrzegać prawa w NGO, jakie przepisy są ważne dla NGO – dowiesz się w serwisie poradnik.ngo.pl.